Abbattere i costi aziendali? Si, ma partendo da quelli che non si vedono!

Molto spesso durante le consulenze mi viene chiesto, come fare per abbattere i costi aziendali e migliorare quella che è l'efficienza fiscale del Centro.

Va benissimo la domanda, però prima di prestare attenzione a questi due aspetti c'è un altro fattore che nessuno considera, ma che può incidere enormemente sui margini operativi, e quindi su quanti soldi rimangono nelle tasche dell’imprenditore.

Sto parlando dei costi intangibili. Facciamo chiarezza su cosa sono e quali sono questi costi intangibili al fine di sensibilizzare l’imprenditore a prestarne più attenzione.

Come dice la parola stessa, sono tutti quei costi che “non si vedono”, ovvero, per la quale l’imprenditore non deve effettuare un reale esborso di denaro, e per la quale ha anche poca consapevolezza della loro esistenza.
Motivo per cui li definisco “intangibili”, della serie “non devo pagare nessuno”. Ma ci sono e in alcune situazioni o aziende, mal gestite, posso ridurre drammaticamente i margini operativi anche se le vendite sono ottime e il modello di business è eccellente.

Prima di scrivere qualche consiglio, vediamo più nel dettaglio cosa sono questi costi intangibili:
sono quei costi che non si sa di avere, ma che dipendono direttamente dalle inefficienze del centro.
E sono molto pericolosi perché mediamente un imprenditore non sapendo di contrarli, non li considera, o qualora, per esempio dopo la lettura di questo articolo, qualcuno dovesse iniziare a prestargli attenzione, comunque spesso rimangono sottovalutati.

Questo succede perché l’eliminazione, o la riduzione al minimo di questi costi, richiede notevole impegno da parte dei titolari.
I costi intangibili di fatto sono presenti in ogni azienda, la differenza tra un’azienda ben strutturata e rodata e un’azienda in cui prevale l’entropia, si riflette proprio in questa tipologia di costi che di per sé, se ridotti al minimo, dovrebbero rappresentare la vera e reale prima forma di guadagno.



Vedo molti titolari di centri fitness e del benessere, prestare attenzione a come portare sempre più clienti nuovi all’interno del Centro, o come poter guadagnare di più, o ancora, cercano di ridurre il peso fiscale affinché gli rimangano più soldi in tasca. Tutto corretto pensare anche a questi tre aspetti, ma il primo vero obiettivo di un imprenditore dovrebbe essere quello di rendere il più possibile efficiente ogni processo aziendale al fine di ridurre al minimo quelli che sono gli sprechi e le inefficienze operative che aumentano i costi di gestione.

Passo ora a fare qualche esempio di costo intangibile…
Primo tra tutti, il titolare di azienda che nella propria struttura non ha ben definito la propria filosofia e metodologia di lavoro, è matematico che avrà elevati costi intangibili.
Questo perché sarà destinato a dedicare parecchio tempo per cercare di tenere insieme tutti i pezzi di un’azienda mal gestita in cui le persone non sanno in che direzione si sta andando.
Il tempo che dovrà investire l’imprenditore per stare dietro ad ogni problematica, di fatto rappresenta denaro perso perché non potrà dedicarsi allo sviluppo della propria attività. 

Un secondo esempio può essere rappresentato da quelle aziende che hanno strutturato delle linee guida operative, ma che di fatto non hanno creato un sistema formativo per cercare di renderle attuative all’interno del centro. Oppure non hanno creato un sistema di controllo adeguato, per garantirsi che tali procedure vengano rispettate nel modo in cui sono state pensate.

Gli esempi sopra esposti hanno delle forti responsabilità che ricadono sul titolare stesso. Se vogliamo parlare anche delle responsabilità dei collaboratori, quando questi ultimi, per volontà, non operano in linea con la visione e la filosofia aziendale, ci si trova nelle medesime condizioni in cui probabilmente si genera un dispendio di risorse temporali, energetiche, o monetarie, che potrebbero essere evitate se il gruppo si applicasse nel modo corretto.

Un altro esempio che posso anticipare sono gli sprechi presenti all’interno dell’azienda: luci accese, luoghi mal curati, sporco crescente o attrezzature che sembra rompersi facilmente.
Sono tutte situazioni concrete che si presentano quando vi è Team tendenzialmente trascurato o comunque non contento di operare in struttura. O ancora un gruppo di persone mal selezionato.

Tutte queste forme di incuranza di fatto riflettono un atto di de-responsabilizzazione da parte del personale che, al posto di comportarsi da risorsa umana, diventa un “costo umano”.

Le inefficienze sopra esposte si riflettono direttamente nel risultato economico.
Il risultato economico (l’utile o la perdita aziendale) sarà altamente influenzato da questa forma di costi. Vediamo come:
1-I maggiori costi legati agli sprechi determina bollette e utenze caratterizzate da importi più elevati.
2-L’incuranza per attrezzature e materiali, aumenta i costi manutenzione con conseguente riduzione dell’utile di fine anno.
3-Le inefficienze operative, come l’incapacità della segreteria di convertire telefonate in clienti, o dei Trainer di convertire le prove in nuovi percorsi venduti, di fatto abbassa i ricavi (non per mancanza di clienti in entrata, bensì per bassi tassi di conversione).
4-L’impossibilità dei titolari nel poter dedicare il proprio tempo e le proprie energie per lo sviluppo dell’azienda o la valutazione di nuovi business. Di fatto questo non permette al titolare di cogliere nuovi orizzonti da esplorare, il che blocca la crescita dell’azienda.

Qualche consiglio per iniziare a ridurre questa forma di costi

Il primo passo da compiere è sicuramente quello di scrivere in un libro quella che è la propria filosofia aziendale inserendo anche quelle che sono le procedure di base per una corretta gestione delle attività principali che vengono erogate all’interno del centro. Procedure e linee guida servono proprio a dare ordine a persone e spazi, e sono imprescindibile in qualsiasi azienda che vuole svolgere bene e in modo organizzato il proprio lavoro.

Il secondo consiglio è quello di sviluppare una programmazione di iniziative volte a mantenere elevata la motivazione del proprio team affinché ogni componente possa sentire un po’ anche sua l’azienda di terzi.

Terzo consiglio è quello di creare un sistema di monitoraggio basato su KPI, che permetta all’imprenditore, anche in sua assenza, di analizzare l’andamento di questi costi, che di fatto su base numerica traducono la bontà delle operazioni e delle dinamiche che avvengono all’interno del centro.
Questi costi di fatto sono molto pericolosi perché la maggior parte delle persone non sa che esistono, o comunque non gli dà il giusto peso (a differenza dei costi reali che si vedono a bilancio e quindi si ha la chiara percezione di quanti essi siano e di quanto vadano combattuti per abbatterli).

In conclusione quello che mi sento di consigliare oggi è che, prima di pensare a come ridurre i costi di bilancio o ridurre le tasse, che è un principio assolutamente etico, corretto e consentito dalla nostra legislazione, l’imprenditore dovrebbe dedicare le proprie energie per mettere in atto quella che, a volte, è la strada più lunga da percorrere, ma che porta i maggiori risultati nel lungo periodo: ovvero la strada della creazione di un’azienda il più possibile automatizzata con un sistema interno adottato da tutte le parti.

Partire dal migliorare l'efficienza dal proprio centro, rappresenta la strada più saggia che un imprenditore possa percorrere.
Un ultimo consiglio che lascio sempre anche durante le mie consulenze, è di ragionare a lungo termine in ogni situazione. Spesso l’imprenditore sceglie la via più facile, che gli permette un risparmio energetico, o la possibilità di non mettersi in conflitto con nessuno.
Purtroppo però queste strade “brevi” spesso non portano i risultati desiderati nel lungo periodo.
Adottare una mentalità in grado di trovare in ogni situazioni quella che è la soluzione migliore da adottare per il lungo periodo, senza la necessità di dover costantemente intervenire per correggere, permetterà all’imprenditore dopo anni di fatica di ritrovarsi tra le mani, una o più, aziende  organizzate ed efficienti.